AVG en Privacy
Privacyverklaring Atletiekvereniging Delta Sport
Wij, Atletiekvereniging Delta Sport, gevestigd in Zierikzee, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven wij informatie over hoe wij omgaan met jullie persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Atletiekvereniging Delta Sport houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
- verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Het bestuur van Atletiekvereniging Delta Sport is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u vragen of opmerkingen neem dan per e-mail contact met ons op.
Persoonsgegevens waarover wij beschikken
Wij, Atletiekvereniging Delta Sport, verzamelen van haar leden en vrijwilligers uitsluitend gewone persoonsgegevens en geen bijzondere persoonsgegevens.
Deze gegevens leggen we vast in een online administratieprogramma (Volta) wat beveiligd is met een gebruikersnaam en wachtwoord. De gegevens waarover wij beschikken zijn:
- Voornaam
- Achternaam
- Adres
- Postcode
- Woonplaats
- Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
- E-mailadres
- Geslacht
- Geboortedatum
- Type lid (wedstrijdlid, recreant, wandel, overig)
- Familierelatie o.b.v. adres
- Lidnummer
- Licentienummer Atletiekunie
- Ingangsdatum lidmaatschap
- Bankrekeningnummer (i.v.m. contributiebetaling)
Daarnaast beschikken wij nog over persoonsgegevens van sponsoren van de vereniging en/of evenementen. Het gaat hier om de volgende gegevens:
- Voor- en achternaam contactpersoon
- Bedrijfsnaam
- Adres bedrijf
- Postcode bedrijf
- Vestigingsplaats bedrijf
- Telefoonnummer bedrijf
- Emailadres bedrijf
- Bankrekeningnummer bedrijf
Van deelnemers (niet leden) aan wedstrijden beschikken wij over de volgende gegevens:
- Voornaam
- Achternaam
- Adres
- Postcode
- Woonplaats
- Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
- E-mailadres
- Geslacht
- Geboortedatum
- Licentienummer Atletiekunie
- Bankrekeningnummer (i.v.m. incasso inschrijfgelden)
Waar gebruiken wij deze gegevens voor
Wij gebruiken de gegevens in ons ledenadministratieprogramma voor het bijhouden van de ledenadministratie, het bepalen van de hoogte van en het incasseren van de contributiegelden, het organiseren van trainingen, wedstrijden en andere atletiek gerelateerde activiteiten, het bijhouden van clubrecords en het uitbetalen van vergoedingen.
De gegevens van sponsoren gebruiken we voor het opstellen van sponsorovereenkomsten en de afhandeling van de hierin opgenomen betalingsverplichtingen.
We gebruiken de gegevens van de deelnemers (niet leden) voor organisatie van wedstrijden, de uitslagverwerking en de incasso van inschrijfgelden.
Wie hebben er toegang tot deze gegevens
Slechts enkele personen hebben toegang tot de volledige dataverwerking van ons administratieprogramma. Dit zijn:
- Ledenadministrateur
- Voorzitter
- Penningmeester
- Secretaris
Daarnaast zijn er binnen de vereniging diverse personen met "inzagerecht". Zij kunnen de persoonsgegevens dus wel inzien, maar niet aanpassen of verwijderen. Het gaat hier om de volgende personen:
- Hoofdtrainers
- Voorzitter jeugdcommissie
- Jeugdcoördinator
- Vrijwilligerscoördinator
De personen die toegang hebben tot (specifieke delen van) de ledenadministratie zijn bij het bestuur en de ledenadministratie bekend. Zodra een persoon van functie wijzigt en/of een functie wordt vervuld door een nieuw persoon herzien we de toegang tot de data.
De persoonsgegevens van deelnemers (niet leden) zijn toegankelijk voor:
- Wedstrijdsecretaris baan
- Wedstrijdsecretaris weg
Hoe lang bewaren wij deze gegevens
Wij, Atletiekvereniging Delta Sport, bewaren de persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verstrekt. Voor de vermelding van clubrecords blijft je naam, categorie en record staan tot iemand anders dat record verbreekt. We verwijderen jouw overige gegevens aan het einde van het jaar volgend op het jaar van beëindiging van het lidmaatschap en de openstaande betalingsverplichtingen zijn voldaan.
Hierbij hanteren we wel de wettelijk vastgelegde (fiscale) bewaarplicht voor data die hiervoor relevant zijn.
Bescherming van uw gegevens
Zoals hierboven omschreven worden bovengenoemde gegevens digitaal bewaard in een online administratiesysteem. Alle beschreven gebruikers beschikken over een eigen gebruikersnaam en wachtwoord, die we verwijderen zodra deze gebruiker op grond van wijziging of beëindiging van zijn functie niet langer toegang hoeft te hebben tot deze gegevens.
Alle papieren gegevens die we verzamelden tijdens de inschrijfprocedure voor het lidmaatschap of het tot stand komen van de sponsorovereenkomst vernietigen we na de digitale verwerking.
Gegevens delen met derden
Wij, Atletiekvereniging Delta Sport, delen nooit persoonsgegevens van leden met externe (commerciële) partijen, zonder de uitdrukkelijke toestemming van de betreffende leden.
Wij verstrekken persoonsgegevens van leden en vrijwilligers aan de Atletiekunie voor het lidmaatschap van deze personen bij de Atletiekunie.
Wij verstrekken persoonsgegevens van leden die hebben aangegeven deel te willen aan wedstrijden aan andere atletiekverenigingen die de betreffende wedstrijd organiseren.
Website
Deze website slaat geen persoonsgegevens of andere privacygevoelige informatie op.
Cookies
Deze website zelf maakt geen gebruik van Cookies. Wel maken wij gebruik van de diensten van Google Analytics (statistiekenprogramma). Google Analytics plaatst daarvoor een cookie op uw computer, aan de hand waarvan uw gebruik van de website wordt geregistreerd. De verkregen gegevens worden vervolgens door Google geanalyseerd en de resultaten hiervan worden aan ons verstrekt. Op deze wijze krijgen wij inzicht in de wijze waarop onze website wordt gebruikt en kunnen we waar nodig aanpassingen doorvoeren.
Google kan deze gegevens aan derden verstrekken als zij daartoe wettelijk gehouden is en/of als derden de gegevens namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.
Statistieken
Deze website houdt wel statistieken bij, maar deze bevatten geen privacygevoelige informatie. Het enige wat wordt opgeslagen is:
- Bezoekersaantallen
- Land van herkomst
- Hostingprovider (bijvoorbeeld Zeelandnet)
- Bezochte pagina's van onze website
- Tijdstip van het bezoek
Geen van bovenstaande gegevens kan door ons aan u als persoon worden gekoppeld, omdat de website geen IP-adressen opslaat en u op deze website geen persoonlijke gegevens hoeft in te vullen.
Webformulieren
Als jullie gebruik maken van het contactformulier of inschrijfformulier op deze website beschikken wij over de persoonsgegevens die u op dit formulier invult. Deze gegevens kunnen tijdens het invullen niet worden onderschept door anderen, omdat deze site gebruik maakt van een SSL-Certificaat en het HTTPS-protocol. Uiteraard zijn deze gegevens na verzending wel bij ons bekend, maar wij benadrukken dat we deze gegevens nooit delen met andere partijen en dat we ze zelf ook niet gebruiken voor andere doeleinden, zoals het ongevraagd versturen van mailings of andere reclameboodschappen.
Het door u ingevulde formulier komt bij ons als e-mail binnen. Nadat wij uw vraag of inschrijving hebben beantwoord verwijderen we deze e-mail.
Uitslagen en foto’s
Op onze website plaatsen wij regelmatig uitslagen van wedstrijden. In deze uitslagen noemen we de namen en woonplaats of vereniging van de deelnemers.
Als jullie je naam verwijderd willen hebben van een uitslagen- of ranglijst, dan kunt u dit aangeven via webmaster@avdeltasport.nl, of secretaris@avdeltasport.nl.
Voor de communicatie op de website, sociale media en andere (lokale) media willen wij, Atletiekvereniging Delta Sport, gebruik maken van foto’s en video’s gemaakt tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging. Op deze foto’s en video’s kunnen personen herkenbaar in beeld zijn. Wie hier bezwaar tegen heeft, kan dit kenbaar maken aan de fotograaf. Als er bezwaar is tegen geplaatste foto’s, dan kan dit per mail worden aangegeven aan de secretaris van onze vereniging (secretaris@avdeltasport.nl). De betreffende foto's en video's op de website en sociale media van Atletiekvereniging Delta Sport zullen dan zo spoedig mogelijk worden verwijderd.
Met ingang van 25 mei 2018 vragen wij op het aanmeldformulier voor het lidmaatschap van Atletiekvereniging Delta Sport aan leden of ouders/verzorgers toestemming voor het gebruik van foto’s en video’s voor communicatie-doeleinden.
Uw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar penningmeester@avdeltasport.nl of secretaris@avdeltasport.nl. U krijgt dan binnen 2 weken een reactie.
Daarnaast kunnen leden met hun persoonlijke inlog hun eigen gegevens inzien binnen Volta, voor informatie hierover kunt u een email sturen naar penningmeester@avdeltasport.nl.
